意外に知らない?ビジネスメール返信のマナーとは

ビジネスシーンで日常的に使用されるメール。返信のスピードや文面1つとっても相手に与える印象はとても大きいため、基本的なマナーを心得ておくことが大切です。
特に返信の際には慌てて対応して不備がないように注意が必要です。相手の印象を損なわず円滑な業務を行うためにも、返信時のメールマナーを心得ておきましょう。
本コラムでは、ビジネスメールの基本的なマナーから、返信時に特に気をつけたいポイントについて、例文を交えて紹介します。

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目次

ビジネスメールを「返信」するときのマナー

ビジネスメールの返信はできるだけ早く、24時間以内には返信するのが基本的なマナーです。また、新規でメールを作成するときと異なり、メール文の作成や機能の使い方にも注意が必要です。慌てて返信しなくてはならないような状況でも相手からの印象を損なわないよう、以下のマナーは最低限おさえておきましょう。

ビジネスメールの基本的なマナーとは

TO・CC・BCCを正しく使う
よく起こりやすいミスとしてあげられるのが宛先です。TOやCC、BCCについて役割を正しく理解し、使い分けることが大切です。「TO」はメールを送信したい人物、「CC」「BCC」はともに、送信したメールの情報を共有したい相手を紐づけます。「CC」に設定されたメールアドレスはメールの受信者全員に表示されますが、BCCに設定されたメールアドレスは他の受信者に表示されません。情報漏洩にならないよう、正しく使い分けましょう。

件名や内容は端的に
忙しい中でも内容をすぐ把握できるよう、要点と結論をまとめて端的にまとめるのがマナーです。件名であれば冒頭で【】を使い「重要」「御礼」「ご質問」など、すぐに確認すべきなのかがわかる文言を取り入れます。また、本文も同様に、結論を冒頭に記載することを心がけましょう。挨拶や名乗りはビジネスメールの大前提ですが、挨拶が終わり次第、質問への回答なのか御礼なのか端的にまとめます。

添付ファイルは先方に迷惑をかけないよう配慮
容量が大きすぎたり、特殊な形式になっていたりすると、先方がファイルを確認できない可能性があります。ファイルは圧縮し、形式を確認してから添付します。ファイルを添付していることがわかるよう、添付していることやファイル名を件名や本文に含めておくとよいでしょう。

署名を忘れずに表記する
本文の最後は必ず署名をつけましょう。誰から来たのか、急ぎの確認がある際にどこに電話すればよいのかを示す役割があります。会社名・部署名・名前・住所・電話&FAX番号・メールアドレス・WebサイトURLを表記するのが一般的です。

ビジネスメールを返信するときのマナーとは

24時間以内には返す
受け取ったメールは24時間以内に返すのがビジネスメールでのマナーです。内容への回答に時間を要する際は、まずメールを受領した旨を連絡します。詳細を改めて返信すること、その期日も必ず伝えるようにしましょう。

メールの放置は、誠意のない対応として相手方にとらえられてしまいます。対応の遅れでビジネスチャンスを失わないよう、時間が勝負だということを常に念頭に置きましょう。

Re:が増えてきたら1つだけ残して返信する
返信メールには件名に「Re:」が記載され、返信メールであることが一目で理解できるようになっています。しかし、何度もメールをやり取りしていると返信した回数だけ「Re:」が続き、件名が見えなくなることも。その際は、「Re:」を1つだけ残して返信しましょう。

同じ案件でのやり取りが続いている際は、何の案件なのかわかりやすくするよう「Re:」に続く件名は変更せず返信して構いません。ただし、やり取りの中で内容が変わった場合は、そのまま返信するのではなく件名を新しく書き変えるとよいでしょう。

CCに入っているときは返信しない
CCとしてメールを受信した場合は目を通しておくだけで構いません。むしろ担当者同士のやり取りを邪魔しないよう、返信しないのが基本です。メールの送信者や受信者も「特に必要がなければ、返信は不要」という認識です。ただし、メール本文に自分宛の質問があったり、担当者が不在の際に返信したりするのはマナー違反ではありません。その場合、代理で返信している旨や「CCから失礼します」といった一言を添えるとよいでしょう。

御礼メールで終わりにする
必ず返信するのがビジネスメールの基本ですが、御礼メールがやり取り終了の目安になります。御礼メールを受け取った場合は、返信する必要はありません。社外とのやり取りでは仕事を受注する側が御礼メールを送って終了、社内であれば上司から御礼メールや確認した旨のメールを受け取ったらやり取り終了です。

その他、締めに「不都合がございましたらご連絡ください」「何かありましたらご連絡いたします」といった文言が入っている場合も、返信すると冗長になる可能性があるため、目的が果たされている場合はやり取りを終了して問題ないでしょう。

ビジネスメール「返信」の書き方

元のメールを引用する際は「>」のマークで表現します。いくつか質問をもらった際に、部分的に引用して回答するとわかりやすいでしょう。また、日程調整をお願いする際は、候補を箇条書きにして番号をふり、引用して返信をしやすいよう記載するのがマナーです。取引先や面談予定の相手へ送る返信メールの例文を紹介しますので、参考にしてください。

取引先に送る返信の例文

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件名
Re:X製品の生産再開予定について

本文
〇〇株式会社
第一営業部
田中 太郎様

平素は大変お世話になっております。
株式会社△△ 開発本部の佐藤 次郎です。
このたびは、弊社のX製品についてお問い合わせいただき誠にありがとうございます。

>X製品の生産再開の予定はありますか?

誠に恐れ入りますが、X製品については現在のところ
生産再開の予定はございません。

X製品の後継製品が、現在販売されているY製品でございます。
Y製品は、X製品の特長を生かしたうえで改良された商品です。

Y製品に関する、X製品との違いや性能について、
ご説明のお時間を頂戴できるようでしたら弊社の営業担当が伺います。
ご希望の日程の候補をお知らせいただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
開発本部
佐藤次郎 Jiro Satoh
〒000-0000 東京都※※区0-0-0
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: satoh@△△.com
URL: http://△△.com/
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件名
Re:ご面談の御礼

本文
〇〇株式会社
営業部 山田 花子様

この度はお忙しい中、弊社までご足労いただき、
誠にありがとうございます。
また、ご丁寧なメールもくださり山田様のお心遣いに
感謝申し上げます。

このたびは貴重なお話を伺い、大変勉強になりました。

ご提案内容につきましては、社内にて十分に検討いたします。
△月△日(△)までにはご回答申し上げますので、少々お待ちください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ、ご提案の御礼を申し上げます。

株式会社◎◎
営業部
木村 三郎
〒000-0000 東京都△△区0-0-0
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: kimura@□□.com
URL: http://□□.com/
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上司に送る返信の例文

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件名
Re: 打ち合わせの日程調整

本文
佐藤部長

おはようございます。ご連絡ありがとうございます。
ご連絡いただいた打ち合わせの日程について調整いたしました。
候補の日時は、下記のとおりです。

①12月5日 AM
②12月6日 終日
③12月8日 PM
④12月9日 終日

上記日程にてご調整いただくことが難しい場合は
再度検討いたしますので仰せつけください。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

田中
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件名
Re:ミーティングの日程

本文
鈴木課長

お疲れ様です。
ミーティングの日程調整、ありがとうございます。

あいにく、頂戴した候補の日時にはいずれも他の打ち合わせが
入っており、出席できかねます。大変申し訳ございません。

翌週以降では、以下の日程ですと空いておりますがご都合はいかがでしょうか。

①9月13日 10:00~12:00
②9月14日 9:00~10:00
③9月15日 PM
④9月17日 終日

ご確認の程、どうぞよろしくお願いいたします。

山田
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ビジネスメールその他のマナー

見やすい・読みやすいように書く

要点をまとめることにも通じますが、開いてすぐに内容を把握できるよう、見やすさや読みやすさを意識できると配慮のある人だと印象づけることができます。文章が長くなる場合は、適宜改行を入れましょう。

1行は20~30文字程度、最大40文字以内で収まるようにし、2~4行ごとに、1行分空けるのが理想です。また、複数の要件がある場合は箇条書きにします。その際、項目ごとに1~2行分空けると読みやすくなります。

正しい日本語を心がける

伝わりやすいよう、正しい日本語で書くことが大切です。また、ビジネスメールで特に気をつけたいのは敬語の使い方です。尊敬語と謙譲語の使い分けや言い回しにも注意が必要です。

「資料をご覧になられましたでしょうか」と二重敬語になってしまったり、「~させていただく」を多用したりすることは、相手に不快感を与えてしまうことも。自分で判断が難しい場合には、第三者に読んでもらうとよいでしょう。当然のことながら、顔文字の使用は避けて作成します。

誤字脱字やその他の誤りがないか確認する

メールの誤字脱字は誰にでも防げるからこそ、相手の印象を大きく損ねる可能性があります。メールアドレスの記載ミスで他企業の情報を漏洩してしまう可能性もあるので十分に注意しましょう。

メールを送信する前には必ず読み返すこと。相手の名前や部署名、メールの送信先についてもダブルチェックします。ミスが多い方は声に出して読むと、誤りを発見しやすいでしょう。

まとめ

メールの返信1つでも相手の信頼を失う可能性は大いにあります。社外、社内の関係者から信頼を得るためには、社員一人ひとりがビジネスメールのマナーを習得して実践することが重要でしょう。社員の自発的な学びや先輩社員からの指導に頼るだけでは、習得レベルにばらつきが生じてしまう場合があります。個人差を減らし、短期間でビジネスメールへの対応力の底上げを実現するには、入社時にビジネスメールのマナーや型を習得することに特化した研修を活用することがおすすめです。

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